Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für die Website immofreak.de und für die Software ImmoFreak unter app.immofreak.de. Wo sich beides unterscheidet, steht es dabei.

1. Verantwortlicher

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen derzeit nicht vor. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

2. Wo Ihre Daten liegen

Website, Anwendung und Datenbank laufen in Frankfurt am Main. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nur dort statt, wo es unten ausdrücklich steht.

3. Bereitstellung der Website / Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technische Daten, die Ihr Browser übermittelt:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• aufgerufene Seite und HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• Referrer-URL
• Browser, Betriebssystem und Spracheinstellung

Zweck: Auslieferung der Seite, Stabilität und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Betrieb). Speicherdauer: Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Hoster: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA. Die Anwendung wird in der Region Frankfurt ausgeführt. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit es dabei zu einer Übermittlung in die USA kommt, stützen wir diese auf EU-Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework.

4. Cookies und Einwilligung

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Im Administrationsbereich wird ein technisch notwendiges Session-Cookie gesetzt, um die Anmeldung aufrechtzuerhalten. Tracking- oder Marketing-Cookies werden nicht gesetzt.

Beim ersten Besuch fragen wir Sie, ob wir über das technisch Notwendige hinaus etwas laden dürfen. Ihre Entscheidung speichern wir unter dem Schlüssel if_consent im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, nicht als Cookie, ohne Übertragung an uns und ohne Kennung, die Sie wiedererkennbar macht. Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG unbedingt erforderlich, um Ihren Wunsch überhaupt beachten zu können.

Es gibt zwei optionale Kategorien: Statistik (anonyme Reichweitenmessung) und Marketing (Messung von Werbeanzeigen). Beide sind aktuell mit keinem Dienst belegt. Es wird also derzeit nichts geladen, unabhängig von Ihrer Auswahl. Sobald wir einen Dienst einbinden, nennen wir ihn an dieser Stelle mit Anbieter und Zweck und fragen erneut. Rechtsgrundlage wäre dann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Widerruf: Sie können Ihre Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich jeder Seite ändern oder widerrufen. Der Widerruf gilt ab sofort und lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

5. Schriftarten

Die verwendeten Schriften (Geist, Inter) liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort ausgeliefert. Beim Aufruf der Seite entsteht dadurch keine Verbindung zu Google-Servern, und es wird keine IP-Adresse an Dritte übermittelt.

6. Kontaktformular und E-Mail

Über das Formular unter /kontakt verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort machen: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie den Zeitpunkt des Eingangs. Dasselbe gilt für Anfragen, die Sie uns direkt per E-Mail schicken.

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Speicherdauer: bis Ihr Anliegen abschließend geklärt ist, danach längstens sechs Monate; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

7. Warteliste und Anmeldung zu Webinaren

Vor dem Start konnte man sich mit einer E-Mail-Adresse in eine Warteliste eintragen. Ein entsprechendes Formular gibt es auf der Website nicht mehr. Bereits eingetragene Adressen verarbeiten wir noch auf Grundlage der damals erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) zur einmaligen Benachrichtigung. Sie können den Widerruf und die Löschung formlos an info@immofreak.de richten. Spätestens wenn der Zweck entfällt, löschen wir die Daten.

Webinare: Melden Sie sich zu einer unserer Online-Veranstaltungen an, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Firma und Rolle. Wir nutzen diese Angaben, um Ihnen den Zugangslink und eine Erinnerung zu schicken sowie um Sie über einen Folgetermin zu informieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen können; den Zeitpunkt der Einwilligung halten wir als Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO fest. Die Angaben liegen in unserem Speicher in der Europäischen Union und werden gelöscht, sobald die Veranstaltung nachbereitet ist, spätestens sechs Monate danach. Eine Teilnahme ohne Anmeldung ist technisch nicht möglich; die Angabe von Firma und Rolle ist freiwillig.

8. Nutzerkonto und Nutzung der Software

Für die Nutzung von ImmoFreak legen Sie ein Konto an. Wir verarbeiten dabei Ihre E-Mail-Adresse, ein verschlüsseltes Passwort, Ihren Namen und Ihre Firmendaten, soweit Sie sie angeben, sowie Nutzungsdaten wie Anmeldezeitpunkte und Aktivitätsprotokolle innerhalb Ihres Kontos.

Zweck: Bereitstellung der Software, Zugangssicherung, Abrechnung, Support. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für Protokolle zur Missbrauchsabwehr Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende löschen wir das Konto samt Inhalten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB für Rechnungsdaten: sechs bzw. zehn Jahre).

Der Betrieb der Anwendung, die Datenbank und die Authentifizierung laufen bei Supabase (Supabase Inc., 970 Toa Payoh North, Singapur) in der Region Frankfurt am Main, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

9. Inhalte, die Sie in ImmoFreak verarbeiten

In der Software verarbeiten Sie eigene Inhalte: Objekte, Einheiten, Mietverträge, Mieterdaten, Kontakte, Interessenten, Belege, Kontoumsätze, Dokumente und Nachrichten. Enthalten diese personenbezogene Daten Dritter, etwa von Mietern, Interessenten, Eigentümern oder Handwerkern, sind Sie dafür der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gilt mit der Nutzung der Software als vereinbart; eine unterschriebene Fassung schicken wir Ihnen auf Anfrage.

Zu den Bereichen der Software gehören Fix & Flip (Projekt- und Sanierungssteuerung), Buy & Hold (Mietverwaltung, Nebenkosten, Mieteingang), Akquise CRM (Leads und Direktansprache) und Makler CRM (Objektvermarktung mit Interessenten, Exposés, Besichtigungsprotokollen und Provisionsabrechnung). Im Makler CRM können dabei zusätzlich Angaben zur Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz dokumentiert werden. Ausweisnummern werden dabei bewusst nicht gespeichert.

10. Bankanbindung (PSD2)

Wenn Sie ein Bankkonto verbinden, läuft der Zugriff über BANKSapi Technology GmbH, Barer Str. 7, 80333 München, einen nach § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 ZAG registrierten Kontoinformationsdienst. Verarbeitet werden Kontostammdaten, Salden und Umsätze der von Ihnen freigegebenen Konten.

Die Verbindung stellen Sie selbst her und autorisieren sie bei Ihrer Bank. ImmoFreak erhält keine Zugangsdaten zu Ihrem Online-Banking und hat ausschließlich lesenden Zugriff. Sie können die Freigabe jederzeit widerrufen, in ImmoFreak und bei Ihrer Bank. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des von Ihnen beauftragten Abgleichs) in Verbindung mit Ihrer Freigabe gegenüber der Bank.

11. Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Abonnements wickeln wir über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland; für Zahlungen aus Deutschland zugleich Stripe Technology Europe Limited).

Beim Abschluss eines Abonnements werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, die Rechnungsanschrift, die gewählte Leistung und die Zahlungsdaten verarbeitet. Zahlungsdaten wie Kartennummern geben Sie direkt bei Stripe ein; wir sehen und speichern sie nicht. Von Stripe erhalten wir den Zahlungsstatus, eine Kundenkennung und die Rechnungsdaten zurück.

Zweck: Abwicklung der Zahlung, Rechnungsstellung, Betrugsprävention. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung. Speicherdauer: Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir nach §§ 147 AO, 257 HGB zehn Jahre auf.

Stripe handelt für die Zahlungsabwicklung als eigener Verantwortlicher und kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln. Grundlage sind EU-Standardvertragsklauseln und, soweit einschlägig, der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework. Einzelheiten: stripe.com/de/privacy.

Mitglieder des No Limit Clubs erhalten den Zugang über ihre Mitgliedschaft; für sie läuft keine Zahlung über Stripe.

12. Optionale Integrationen

Die folgenden Verbindungen sind standardmäßig aus und werden nur auf Ihre ausdrückliche Veranlassung hin hergestellt. Ist eine Integration aktiv, werden die dafür erforderlichen Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt:

• Google Drive (Google Ireland Limited): Import und Export von Dokumenten und Fotos.
• Dropbox (Dropbox International Unlimited Company): Import und Export von Dokumenten und Fotos.
• Google Kalender (Google Ireland Limited): Abgleich von Terminen.
• sipgate (sipgate GmbH) und fonial (fonial GmbH): Telefonanbindung; verarbeitet werden Rufnummern, Zeitpunkt und Verbindungsdaten.
• E-Mail-Postfach (IMAP/SMTP): Anbindung Ihres eigenen Postfachs. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
• EstateSync: Übertragung von Objektdaten und Bildern an ImmoScout24, Immowelt und Kleinanzeigen, wenn Sie ein Objekt dort veröffentlichen.
• DATEV-Export: Sie erzeugen eine Datei zum Herunterladen. Es findet keine automatische Übermittlung an DATEV statt.
• Eingehende Webhooks (z. B. Make, Zapier, n8n): Übernahme von Leads aus den von Ihnen angebundenen Diensten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Integration Teil der von Ihnen beauftragten Leistung ist, im Übrigen Ihre Einwilligung durch Aktivierung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Jede Integration lässt sich in den Einstellungen wieder trennen. Soweit dabei Daten in Drittländer übermittelt werden, stützen wir dies auf EU-Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Daten aus Google-Diensten

Verbinden Sie Google Kalender oder Google Drive, fragen wir bei Google nur die Rechte ab, die die jeweilige Funktion braucht: für den Kalender das Anlegen und Lesen von Terminen (calendar.events), für Drive ausschließlich die Dateien, die Sie in ImmoFreak öffnen oder die ImmoFreak dort anlegt (drive.file). Auf Ihre übrigen Dateien hat ImmoFreak keinen Zugriff. Gespeichert werden bei uns die Zugangsschlüssel in verschlüsselter Form sowie die Zuordnung zu Ihrem Konto; Termine und Dateiinhalte rufen wir bei Bedarf ab und halten sie nicht dauerhaft vor.

Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die ImmoFreak über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen. Diese Daten nutzen wir ausschließlich, um die von Ihnen aktivierten Funktionen bereitzustellen. Wir geben sie nicht an Dritte weiter, außer soweit dies zur Bereitstellung der Funktion nötig ist, Sie ausdrücklich einwilligen oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verwenden sie nicht für Werbung und nicht zum Entwickeln, Verbessern oder Trainieren allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle. Menschen lesen diese Daten nicht — ausgenommen mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, zur Sicherheit (etwa bei einem Missbrauchsverdacht) oder wenn das Gesetz es verlangt. Die Verbindung können Sie jederzeit unter „Integrationen" trennen; Sie können den Zugriff zusätzlich in Ihrem Google-Konto widerrufen.

13. KI-Funktionen (FRED und Auswertungen)

Die Software enthält Funktionen, die auf künstlicher Intelligenz beruhen: den Assistenten FRED, das Auslesen hochgeladener Dokumente, Rechnungen und Belege, Vorschläge zur Verbuchung von Kontoumsätzen, Analysen zu Projekten und Objekten sowie Einschätzungen zu Angeboten aus der Marktsuche. Sie laufen nur, wenn Sie sie aufrufen. Rufen Sie sie nicht auf, findet keine Übermittlung statt.

Was übermittelt wird. Mit Ihrer Eingabe übermitteln wir die Daten, die zur Beantwortung nötig sind. Je nach Funktion sind das Angaben zu Objekten, Einheiten, Mietverträgen, Mietern, Projekten, Aufgaben, Kontakten, Interessenten und Inseraten, dazu Kontoumsätze und Belegdaten sowie der Textinhalt von Dokumenten, die Sie auswerten lassen. Abgerufen werden ausschließlich Daten Ihres eigenen Kontos einschließlich Ihres Teams; die Zugriffsrechte der Datenbank gelten dabei unverändert weiter, auch für uns als Betreiber. Eine Websuche findet nicht statt.

Wer die Daten erhält. Die Verarbeitung übernimmt in unserem Auftrag ein Anbieter von KI-Diensten mit Sitz in der Europäischen Union. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wir nutzen dort einen kostenpflichtigen Geschäftszugang, bei dem die Verwendung der Inhalte zum Training von KI-Modellen abgewählt ist. Weder wir noch dieser Anbieter trainieren mit Ihren Inhalten Modelle.

Den Namen des Anbieters und seiner Unterauftragsverarbeiter nennen wir Ihnen auf Anfrage unter info@immofreak.de; im Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind sie benannt. Soweit dabei Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, geschieht das auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nebst ergänzenden Maßnahmen.

Rechtsgrundlage. Für Ihre eigenen Daten ist das Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags). Enthalten die ausgewerteten Inhalte personenbezogene Daten Dritter, etwa von Mietern oder Interessenten, sind Sie dafür der Verantwortliche und wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO, siehe Ziffer 9). Sie entscheiden, ob und welche dieser Daten Sie über die KI-Funktionen auswerten.

Wie lange wir Ergebnisse speichern. Ihre Gespräche mit FRED und die Ergebnisse von Analysen speichern wir in unserer Datenbank in Frankfurt am Main, damit Sie sie später weiterverwenden können; Sie können beides im Konto löschen. Vorschläge zu Kontoumsätzen legen wir bis zu 90 Tage in einem Zwischenspeicher ab, damit derselbe Umsatz nicht mehrfach abgerechnet wird. Über jeden Aufruf führen wir ein Protokoll mit Zeitpunkt, Nutzer, Funktion und verbrauchten Credits; es dient der Abrechnung und der Fehlersuche.

Grenzen der Ergebnisse. KI-Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein und sind unverbindliche Vorschläge. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO treffen wir nicht; ob ein Vorschlag übernommen wird, entscheiden Sie. Einzelheiten und die Pflichten bei der Nutzung stehen in Ziffer 5 der Nutzungsbedingungen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, sollten Sie nicht in die KI-Funktionen eingeben.

14. Mieter-Portal

Sie können Ihren Mietern einen Zugang zu einem Portal geben, in dem sie Unterlagen einsehen und Schäden melden. Verarbeitet werden dabei Name, E-Mail-Adresse, Zugangskennung sowie die Inhalte, die dort ausgetauscht werden. Verantwortlicher für diese Daten sind Sie als Vermieter; wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Über Ereignisse im Portal informieren wir per E-Mail beide Seiten.

15. Empfänger im Überblick

Über die oben genannten Stellen hinaus geben wir personenbezogene Daten nicht weiter. Wir verkaufen keine Daten. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an info@immofreak.de. Ihre Daten aus der Software können Sie zusätzlich jederzeit selbst als vollständigen Export herunterladen.

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden.

18. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Daten in der Datenbank und hinterlegte Zugangsdaten zu Integrationen speichern wir verschlüsselt (AES-256). Der Zugriff ist auf die Personen beschränkt, die ihn für den Betrieb benötigen.

19. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung der Software oder geänderte rechtliche Vorgaben kann eine Anpassung nötig werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Kunden zusätzlich per E-Mail.