Kontakt mit Rolle, nicht nur mit Namen
Dieselbe Person ist mal Verkäufer, mal Interessent, später Mieter. Ein CRM für Immobilien hält die Rolle am Vorgang fest, statt für jede Rolle einen zweiten Datensatz anzulegen.
Immobilien-CRM · Überblick
Immobilien-CRM: Kontakte, die mitarbeiten
Ein Immobilien-CRM führt die Menschen rund um eine Immobilie: Eigentümer, Interessenten, Mieter, Handwerker, Banken. Entscheidend ist nicht die Zahl der Felder, sondern ob jeder Kontakt am Objekt hängt und ob die Software von selbst erinnert. Für die Ansprache von Eigentümern gibt es bei ImmoFreak das Akquise CRM, für die Vermarktung das Makler CRM.
- Kontakt mit Rolle, nicht nur mit Namen
- Pipeline je Vorgang
- Wiedervorlagen, die von selbst kommen
Anforderungen
Was ein Immobilien-CRM können muss
Acht Punkte, an denen sich zeigt, ob ein CRM für Immobilien gebaut wurde oder nur für Vertrieb allgemein.
Pipeline je Vorgang
Erstkontakt, Besichtigung, Angebot, Notartermin. Jeder Vorgang hat seine eigene Strecke, und ein Kontakt kann in mehreren gleichzeitig stehen, ohne dass sich die Stände überschreiben.
Wiedervorlagen, die von selbst kommen
Der Großteil der Abschlüsse entsteht beim dritten oder vierten Kontakt. Ohne Erinnerung mit Datum und Grund verschwindet genau dieser Teil im Alltag.
Suchprofile, die abgleichen
Ein neues Objekt soll die passenden Interessenten melden. Wer stattdessen die Kartei nach Gefühl durchgeht, verschickt zu viele Exposés an die Falschen und zu wenige an die Richtigen.
Herkunft je Kontakt
Empfehlung, Portal, Anzeige, Kaltakquise. Erst wenn die Quelle am Datensatz steht, lässt sich nach ein paar Monaten sagen, welcher Kanal Abschlüsse bringt und welcher nur Arbeit.
Automatisierungen mit Bremse
Eine Mail nach der Besichtigung, eine Erinnerung nach zehn Tagen ohne Antwort. Nützlich ist das nur, wenn jede Automatik sichtbar bleibt und sich für einen Kontakt abschalten lässt.
Postfach am Vorgang
Antworten gehören in die Akte, nicht in ein privates Postfach. Sonst weiß im Urlaub niemand, was zuletzt besprochen wurde.
Löschen und Auskunft ohne Umweg
Interessentendaten unterliegen der DSGVO. Ein CRM muss einzelne Personen vollständig löschen und auf Anfrage herausgeben können, auch wenn sie an mehreren Vorgängen hängen.
Begriffe
CRM, Maklersoftware, Verwaltungsprogramm
Die drei Begriffe überschneiden sich, decken aber unterschiedliche Teile des Tages ab.
| Begriff | Was gemeint ist | In ImmoFreak |
|---|---|---|
| Immobilien-CRM | Der Teil für Menschen: Kontakte, Vorgänge, Wiedervorlagen, Pipelines. | Kontakte und Pipelines, am Objekt verankert |
| Maklersoftware | Zusätzlich Objekte, Exposés, Portale, Besichtigungen und Provision. | Makler CRM, im selben Konto |
| Allgemeines CRM | Branchenneutral, kennt Firma und Deal, aber keine Einheit, keinen Energieausweis, keine Provision. | Nicht nötig, die Objektlogik ist eingebaut |
| Verwaltungsprogramm | Mietverträge, Mieteingang, Nebenkosten für den eigenen Bestand. | Bereich Buy & Hold |
Vorsicht
Warum ein allgemeines CRM in der Immobilie meistens klemmt
Branchenneutrale Systeme sind gut gebaut, kennen aber die Begriffe nicht, um die sich hier alles dreht.
- Kein Objekt als Mittelpunkt. Deals hängen an Firmen. In der Immobilie hängt alles an einer Adresse mit Einheiten, Flächen und Unterlagen.
- Keine Doppelrolle. Verkäufer von heute ist Käufer von morgen. Wer dafür zwei Datensätze anlegt, pflegt zwei Wahrheiten.
- Kein Suchprofil. Der Abgleich zwischen Angebot und Gesuch ist der Kern des Geschäfts und in keinem allgemeinen CRM vorgesehen.
- Keine Provision. Die §§ 656a bis 656d BGB sind kein Zahlenfeld. Ohne Prüfkette entsteht eine Rechnung, die im Streitfall nicht trägt.
ImmoFreak bringt die Objektlogik mit, weil die Software nur für Immobilien gebaut ist. Kontakte, Vorgänge und Automatisierungen greifen auf dieselben Objekte zu wie Vermarktung und Verwaltung.
In ImmoFreak
So arbeitet das CRM in ImmoFreak
Vier Stellen, an denen Kontakte zu Terminen werden statt zu einer Liste.
Pipeline je Bereich
Akquise führt Eigentümer, Makler führt Interessenten. Beide greifen auf dieselben Kontakte zu, ohne sich in die Quere zu kommen.
Wiedervorlage mit Grund
Jede Erinnerung trägt den Anlass und den Vorgang. Die Mail am Morgen listet, was heute ansteht.
Quellen im Vergleich
Das Dashboard zeigt je Quelle, wie viele Leads daraus wurden und was davon zum Abschluss kam.
Automatisierung je Phase
Zieht jemand eine Karte weiter, geht die hinterlegte Mail raus. Der Versand steht sichtbar in der Akte.
Alle Einzelheiten stehen auf der Seite zum Akquise CRM.
FRED
Die KI, die deinen Bestand kennt.
FRED sitzt in jeder Ansicht unten rechts und sieht, was in deinem Konto steht: Objekte, Mieter, Projekte, Anfragen, Aufgaben und Buchungen. Du fragst in normalen Sätzen, er antwortet mit den Namen und Zahlen aus deinem eigenen Bestand und verlinkt auf die passende Akte.
Belege liest er gleich mit und schlägt Buchungsart, Objekt, Einheit und Umsatzsteuer vor. Aus deinen Korrekturen lernt er, dazu kommen eigene Regeln je Konto, Eigentümer oder Objekt.
FRED ausprobieren
FREDkennt dein KontoWelche Leads warten am längsten auf Antwort?
Vier Leads liegen länger als zwei Wochen still.
- MFH GonsenheimGebot abgegeben24 Tage
- Aufteilung BingenExposé angefragt19 Tage
- ETW KastelErstkontakt15 Tage
Soll ich für alle drei eine Aufgabe anlegen?
Frag FRED etwas …
Fragen
Häufige Fragen
Was ist ein Immobilien-CRM?
Eine Software, die alle Personen rund um eine Immobilie führt und mit dem Objekt verbindet: Eigentümer, Interessenten, Mieter, Handwerker. Dazu gehören Pipelines für laufende Vorgänge, Wiedervorlagen und die Historie jeder Unterhaltung.
Was ist der Unterschied zwischen Immobilien-CRM und Maklersoftware?
Das CRM führt Menschen und Vorgänge, die Maklersoftware zusätzlich Objekte, Exposés, Portale und Provision. In ImmoFreak sind beide Teile dasselbe Konto, deshalb hängt jeder Kontakt direkt an der Objekt-Akte.
Kann ich ein allgemeines CRM wie Pipedrive oder HubSpot nehmen?
Technisch ja, im Alltag fehlt die Objektlogik. Einheiten, Flächen, Suchprofile, Energieausweis und Provisionsregeln müssen dort über Freitextfelder nachgebaut werden, und spätestens beim Abgleich zwischen Angebot und Gesuch hört das auf zu funktionieren.
Lassen sich bestehende Kontakte übernehmen?
Ja, über eine CSV-Datei. Pflichtfeld ist nur der Name, alles Weitere lässt sich zuordnen. Dubletten erkennt die Software an der E-Mail-Adresse.
Arbeitet das CRM mit meinem Postfach zusammen?
Ja. Dein IMAP-Konto wird verbunden, Nachrichten landen am Vorgang und gehen aus deiner eigenen Adresse raus. Ein Zwischendienst, der mitliest, kommt dabei nicht zum Einsatz.
Was kostet ein Immobilien-CRM?
Der Markt liegt zwischen etwa 25 und 120 Euro je Nutzer und Monat. ImmoFreak ist sechs Monate kostenlos, danach entscheidest du, ob ein Abo dazukommt; den Preis siehst du vor der Bestellung.
Wie hält das CRM die DSGVO ein?
Server und Datenbank stehen in Frankfurt am Main, jede Person lässt sich vollständig löschen oder als Auskunft exportieren, und für die Daten Dritter steht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung bereit.
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