Objekt, Einheit, Vertrag getrennt
Ein Haus hat Einheiten, eine Einheit hat über die Jahre mehrere Verträge. Wer das in einer Zeile führt, verliert die Historie beim ersten Mieterwechsel.
Hausverwaltung · Überblick
Hausverwaltung-Software: was sie wirklich leisten muss
Hausverwaltung heißt im Alltag: wissen, wer wo wohnt, ob die Miete da ist, was das Haus kostet und wann die nächste Frist läuft. Diese Seite sortiert, was eine Software dafür können muss und wo die Grenze zwischen Mietverwaltung und WEG-Verwaltung verläuft. Wie ImmoFreak den Bestand führt, steht unter Buy & Hold.
- Objekt, Einheit, Vertrag getrennt
- Soll und Ist je Monat
- Bankeingänge automatisch zuordnen
Anforderungen
Was eine Hausverwaltung-Software können muss
Acht Punkte, die im Alltag entscheiden, ob die Verwaltung läuft oder ob am Jahresende alles gleichzeitig kommt.
Soll und Ist je Monat
Die Software muss wissen, was vereinbart ist, und daneben stellen, was eingegangen ist. Ohne diesen Vergleich fällt ein Rückstand erst auf, wenn er groß ist.
Bankeingänge automatisch zuordnen
Über PSD2 kommen die Umsätze ins Konto und werden dem Mieter und dem Monat zugeordnet. Der Abgleich von Hand ist die Stelle, an der die meisten Stunden verschwinden.
Betriebskosten nach BetrKV
Umlagefähig ist nur, was in der Betriebskostenverordnung steht und im Vertrag vereinbart ist. Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu, und eine Software sollte das trennen, statt alles in einen Topf zu werfen.
Fristen im Blick
Die Abrechnung muss den Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erreichen, sonst sind Nachforderungen verloren. Das gehört auf eine Wiedervorlage, nicht in den Kopf.
Instandhaltung mit Auftrag und Beleg
Schaden gemeldet, Handwerker beauftragt, Rechnung gebucht. Erst wenn diese Kette zusammenhängt, lässt sich am Jahresende sagen, was ein Objekt gekostet hat.
Belege und Schreiben an der Akte
Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Rechnungen, Schriftverkehr. Was im Dateiordner liegt, findet im Streitfall niemand schnell genug.
Auswertung für Steuer und Bank
Einnahmen und Ausgaben je Objekt, Zins und Tilgung getrennt, Export für den Steuerberater. Wer das im Tabellenblatt nachbaut, rechnet jedes Jahr neu.
Begriffe
Mietverwaltung, WEG-Verwaltung, Immobilienverwaltung
Drei Begriffe, die im Sprachgebrauch verschwimmen und rechtlich verschiedene Dinge meinen. Der Unterschied entscheidet, welche Software überhaupt passt.
| Begriff | Was gemeint ist | In ImmoFreak |
|---|---|---|
| Mietverwaltung | Verwaltung vermieteter Einheiten für den Eigentümer: Verträge, Miete, Betriebskosten, Instandhaltung. | Vollständig abgedeckt im Bereich Buy & Hold |
| WEG-Verwaltung | Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft nach WEG: Hausgeld, Wirtschaftsplan, Eigentümerversammlung, Beschlusssammlung. | Nicht enthalten, siehe Abschnitt darunter |
| Immobilienverwaltung | Oberbegriff für beides, oft zusätzlich mit Ankauf, Finanzierung und Verkauf gemeint. | Bestand, Ankauf und Vermarktung in einem Konto |
| Sondereigentumsverwaltung | Mietverwaltung einer einzelnen Eigentumswohnung innerhalb einer WEG. | Möglich, Hausgeld wird als Kostenposition geführt |
Wer eine Eigentümergemeinschaft verwaltet, braucht zusätzlich ein WEG-Programm. Wer den eigenen vermieteten Bestand führt, kommt ohne aus.
Vorsicht
Was ImmoFreak nicht macht
Drei Dinge gehören zur WEG-Verwaltung und sind bewusst nicht eingebaut, weil sie ein eigenes Rechtsgebiet sind.
- Eigentümerversammlung. Einladung, Tagesordnung, Beschlussfassung und Beschlusssammlung nach § 24 WEG bildet die Software nicht ab.
- Wirtschaftsplan und Hausgeld. Hausgeld wird als Kosten des Eigentümers geführt, nicht als Abrechnung gegenüber einer Gemeinschaft.
- Erhaltungsrücklage der Gemeinschaft. Die Rücklage der WEG wird nicht verwaltet; eigene Rücklagen je Objekt lassen sich dagegen planen.
Für Vermieter mit eigenem Bestand ist das kein Verlust, sondern weniger Ballast. Wer beides braucht, führt die WEG-Verwaltung getrennt und den eigenen Bestand hier.
In ImmoFreak
So läuft die Verwaltung in ImmoFreak
Vier Stellen, an denen die Software den Monat trägt statt nur Felder zu zeigen.
Mieteingang je Monat
Jeder Vertrag erzeugt die Sollstellung, der Bankumsatz quittiert sie. Offene Posten stehen mit Alter und Betrag da.
Rückstand mit Fahrplan
Ab zwei offenen Monaten schlägt die Akte den nächsten Schritt vor, von der Erinnerung bis zur Kündigung nach § 543 BGB.
Abrechnung aus den Belegen
Die Betriebskostenabrechnung entsteht aus gebuchten Kosten und dem Verteilerschlüssel je Einheit, inklusive Leerstandsanteil.
Objektbericht für die Bank
Mieten, Kosten, Zins und Tilgung je Objekt, als PDF für das Finanzierungsgespräch.
Alle Einzelheiten stehen auf der Seite zum Buy & Hold.
FRED
Die KI, die deinen Bestand kennt.
FRED sitzt in jeder Ansicht unten rechts und sieht, was in deinem Konto steht: Objekte, Mieter, Projekte, Anfragen, Aufgaben und Buchungen. Du fragst in normalen Sätzen, er antwortet mit den Namen und Zahlen aus deinem eigenen Bestand und verlinkt auf die passende Akte.
Belege liest er gleich mit und schlägt Buchungsart, Objekt, Einheit und Umsatzsteuer vor. Aus deinen Korrekturen lernt er, dazu kommen eigene Regeln je Konto, Eigentümer oder Objekt.
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FREDkennt dein KontoWelche Mieter sind im Rückstand?
Drei Mieter sind offen, zusammen 3.240 €.
- Wiesbadener Str. 52WE 3 · 2 Monate1.780 €
- Kastanienallee 9WE 1 · 1 Monat860 €
- Bahnhofstr. 4WE 2 · 1 Monat600 €
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Fragen
Häufige Fragen
Was ist eine Hausverwaltung-Software?
Ein Programm, das Objekte, Einheiten, Mietverträge, Zahlungen, Betriebskosten und Instandhaltung an einer Stelle führt. Es ersetzt die Sammlung aus Tabellenblatt, Ordner und Postfach, mit der die meisten Verwaltungen anfangen.
Was ist der Unterschied zwischen Hausverwaltung und WEG-Verwaltung?
Hausverwaltung im Sinne der Mietverwaltung arbeitet für den Eigentümer einer vermieteten Einheit. WEG-Verwaltung arbeitet für eine Eigentümergemeinschaft, mit Wirtschaftsplan, Hausgeld und Eigentümerversammlung. ImmoFreak deckt die Mietverwaltung ab, die WEG-Verwaltung nicht.
Eignet sich die Software für private Vermieter?
Ja, auch ab einer Einheit. Die Rechenwege sind dieselben wie bei größeren Beständen, nur mit weniger Zeilen. Gerade die Nebenkostenabrechnung und die Zuordnung der Mieteingänge sparen sofort Zeit.
Was kostet eine Hausverwaltung-Software?
Üblich sind ein bis drei Euro je Einheit und Monat oder Pauschalen ab etwa 20 Euro. ImmoFreak ist sechs Monate kostenlos, unabhängig von der Zahl der Einheiten, danach ist ein Abonnement nötig.
Kann ich meine Bank anbinden?
Ja, über PSD2 an mehr als 4.000 deutsche Banken. Die Software liest nur, Überweisungen löst sie nicht aus, und Zugangsdaten zum Online-Banking landen nicht bei uns.
Lassen sich bestehende Daten übernehmen?
Objekte, Einheiten und Mieter kommen über eine CSV-Datei herein, Verträge und Belege lassen sich anhängen. Für den Start reicht die aktuelle Miete je Einheit, die Historie kann nachwachsen.
Läuft die Software im Browser?
Ja, ohne Installation. Auf dem Telefon läuft dieselbe Software als App-Ansicht, Server und Datenbank stehen in Frankfurt am Main.
Erstellt die Software die Betriebskostenabrechnung?
Ja, nach der Betriebskostenverordnung, mit Verteilerschlüssel je Position, Leerstandsanteil beim Eigentümer und Heizkosten nach der Heizkostenverordnung. Das Ergebnis geht als PDF an den Mieter.
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