Umlagefähig von nicht umlagefähig trennen
Nur was in § 2 BetrKV steht und im Mietvertrag vereinbart ist, darf auf den Mieter. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen bleiben beim Eigentümer, auch wenn sie im selben Monat anfallen.
Nebenkostenabrechnung · Überblick
Nebenkostenabrechnung-Software: einmal richtig aufgesetzt
Die Nebenkostenabrechnung ist der Teil der Vermietung, der jedes Jahr wiederkommt und an dem die meisten Widersprüche hängen. Diese Seite zeigt, welche Kosten umlagefähig sind, wie der Verteilerschlüssel die Abrechnung entscheidet und welche Fristen eine Software überwachen muss. In ImmoFreak entsteht die Abrechnung im Bereich Buy & Hold aus den gebuchten Kosten.
- Umlagefähig von nicht umlagefähig trennen
- Verteilerschlüssel je Position
- Heizkosten nach der Verordnung
Anforderungen
Was die Software für die Abrechnung können muss
Acht Punkte, an denen sich entscheidet, ob die Abrechnung einer Prüfung standhält.
Verteilerschlüssel je Position
Fläche, Einheiten, Personen oder Verbrauch. Der Schlüssel darf je Kostenart ein anderer sein, und genau das macht die Abrechnung von Hand so fehleranfällig.
Heizkosten nach der Verordnung
Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Fehlt die Verbrauchserfassung, darf der Mieter um 15 Prozent kürzen.
Leerstand beim Eigentümer
Kosten für leerstehende Einheiten trägt der Eigentümer. Eine Software, die stillschweigend auf die vermieteten Einheiten umlegt, erzeugt eine angreifbare Abrechnung.
Zeitanteil bei Mieterwechsel
Wer im Juli einzieht, zahlt nicht das ganze Jahr. Die Software muss je Vertrag taggenau rechnen, auch wenn in einer Einheit zwei Mietverhältnisse lagen.
Vorauszahlungen gegenrechnen
Am Ende steht die Summe der geleisteten Vorauszahlungen gegen die Kosten. Was fehlt, wird nachgefordert, was zu viel war, erstattet.
Frist überwachen
Die Abrechnung muss dem Mieter binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, § 556 Abs. 3 BGB. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, Guthaben bleibt bestehen.
Belege nachvollziehbar halten
Der Mieter darf Einsicht verlangen. Jede Position sollte auf die zugehörige Rechnung zeigen, statt als Summe im Raum zu stehen.
Begriffe
Beispiel: so verteilen sich die Positionen
Ein Haus mit vier Wohnungen, 320 Quadratmeter Gesamtfläche. Die Spalte rechts zeigt, was ImmoFreak dafür vorschlägt.
| Begriff | Was gemeint ist | In ImmoFreak |
|---|---|---|
| Grundsteuer | Umlagefähig, üblich nach Wohnfläche. | Schlüssel Fläche, Vorschlag aus dem Objekt |
| Müllabfuhr | Umlagefähig, nach Fläche oder nach Personen, je nach Vereinbarung. | Schlüssel wählbar, Personenzahl aus dem Vertrag |
| Heizung und Warmwasser | Umlagefähig, mindestens zur Hälfte nach Verbrauch. | Trennung 70 zu 30, Zählerstände je Einheit |
| Hausmeister | Umlagefähig, soweit keine Reparaturen enthalten sind. | Rechnung wird in zwei Positionen geteilt |
| Verwaltungskosten | Nicht umlagefähig in der Wohnraummiete. | Bleibt beim Eigentümer, zählt in die Rendite |
| Reparatur Heizung | Nicht umlagefähig, Instandhaltung. | Buchungsart Instandhaltung, nicht in der Abrechnung |
Allgemeinstrom, Gartenpflege und Hausreinigung sind umlagefähig, wenn sie im Vertrag stehen. Steht dort nur „Betriebskosten", reicht der Verweis auf die Betriebskostenverordnung.
Vorsicht
Die vier Fehler, die am häufigsten zum Widerspruch führen
Wenn eine Abrechnung angegriffen wird, liegt es meistens an einem dieser Punkte.
- Zu spät. Nach Ablauf der zwölf Monate ist die Nachforderung weg, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
- Falsche Position. Instandhaltung oder Verwaltung in der Abrechnung führt zur Kürzung genau dieser Zeile.
- Schlüssel ohne Grundlage. Weicht der Schlüssel vom Vertrag ab, gilt der Vertrag. Ohne Vereinbarung ist die Fläche der Maßstab.
- Leerstand mitverteilt. Die Anteile leerstehender Einheiten auf die übrigen Mieter zu legen, ist der Klassiker unter den Rückforderungen.
ImmoFreak prüft diese vier Punkte beim Erstellen und weist darauf hin, bevor die Abrechnung rausgeht. Der Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung, verhindert aber die häufigsten Fälle.
In ImmoFreak
So entsteht die Abrechnung in ImmoFreak
Vier Schritte vom gebuchten Beleg zum PDF beim Mieter.
Kosten laufen das Jahr über ein
Jede Ausgabe bekommt beim Buchen eine Art und ein Objekt. Am Jahresende steht die Liste fertig da.
Zeitraum und Schlüssel wählen
Abrechnungszeitraum setzen, Schlüssel je Position prüfen, Zählerstände ergänzen.
Entwurf gegenlesen
Die Software zeigt je Einheit die Rechnung mit Anteil, Vorauszahlung und Ergebnis, bevor etwas rausgeht.
Als PDF versenden
Abrechnung mit Briefpapier, Erläuterung und Zahlungsfrist, direkt aus dem Postfach an den Mieter.
Alle Einzelheiten stehen auf der Seite zum Buy & Hold.
FRED
Die KI, die deinen Bestand kennt.
FRED sitzt in jeder Ansicht unten rechts und sieht, was in deinem Konto steht: Objekte, Mieter, Projekte, Anfragen, Aufgaben und Buchungen. Du fragst in normalen Sätzen, er antwortet mit den Namen und Zahlen aus deinem eigenen Bestand und verlinkt auf die passende Akte.
Belege liest er gleich mit und schlägt Buchungsart, Objekt, Einheit und Umsatzsteuer vor. Aus deinen Korrekturen lernt er, dazu kommen eigene Regeln je Konto, Eigentümer oder Objekt.
FRED ausprobieren
FREDkennt dein KontoWelche Mieter sind im Rückstand?
Drei Mieter sind offen, zusammen 3.240 €.
- Wiesbadener Str. 52WE 3 · 2 Monate1.780 €
- Kastanienallee 9WE 1 · 1 Monat860 €
- Bahnhofstr. 4WE 2 · 1 Monat600 €
Soll ich die Mahnungen vorbereiten?
Frag FRED etwas …
Fragen
Häufige Fragen
Welche Kosten darf ich auf den Mieter umlegen?
Nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgezählten Arten, und nur wenn der Mietvertrag die Umlage vereinbart. Dazu gehören Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müll, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne und Wäschepflege.
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Binnen zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 BGB. Für das Kalenderjahr 2026 ist das der 31. Dezember 2027. Danach kannst du nichts mehr nachfordern, ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen.
Nach welchem Schlüssel wird verteilt?
Nach dem, was im Mietvertrag steht. Fehlt eine Vereinbarung, gilt die Wohnfläche. Bei Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch vor.
Wer zahlt die Kosten für leerstehende Wohnungen?
Der Eigentümer. Der auf den Leerstand entfallende Anteil darf nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.
Wie rechne ich bei einem Mieterwechsel ab?
Taggenau für jeden Vertrag getrennt. Verbrauchsabhängige Kosten brauchen dafür eine Zwischenablesung, die übrigen Kosten werden nach Tagen geteilt.
Muss ich Belege mitschicken?
Nein. Der Mieter hat aber ein Einsichtsrecht und kann die Belege sehen wollen. Deshalb sollte jede Position auf die zugehörige Rechnung zeigen.
Was kostet eine Software für die Nebenkostenabrechnung?
Einzelne Programme rechnen ab etwa 30 Euro je Abrechnung, laufende Lösungen ein bis drei Euro je Einheit und Monat. ImmoFreak ist sechs Monate kostenlos, unabhängig von der Zahl der Einheiten.
Kann ich Zählerstände erfassen?
Ja, je Einheit und Sparte, mit Datum und Foto. Daraus entsteht der Verbrauchsanteil der Abrechnung, ohne dass jemand Zettel abtippt.
Selbst ausprobieren statt vergleichen?Sechs Monate kostenlos, mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte.
Jetzt kostenlos nutzen